Mais avant d'obtenir votre premier formulaire rempli, il y a 18 actions que vous pouvez mener afin d'optimiser le nombre d'inscrits et surtout de participants à vos futurs webinars. Suivez ces 18 étapes pour un succès garanti !
1 - CHOISISSEZ UN SUJET QUI TUE
Il sera compliqué d'attirer un maximum de participants si votre sujet est mal choisi. Trouvez un sujet assez large afin d'attirer une audience importante mais également assez ciblé afin d'être en mesure de livrer des conseils utiles que les participants pourront mettre en oeuvre dès que votre webinar prendra fin.
2 - TRAVAILLEZ VOTRE RÉPUTATION
Etre reconnu pour régulièrement délivrer des contenus éducatifs de qualité, via votre blog ou la mise à disposition de livre blanc par exemple, peut aider à booster votre audience lors de vos webinars.
Si vous avez hébergé plusieurs webinars auparavant, n'hésitez pas à assumer vos erreurs au moment de la promotion de vos futurs webinars. Bien sûr, assurez avant tout d'avoir définitivement réglé ces erreurs. Il peut s'agir d'un manque de qualité sonore, de visuels de mauvaise qualité, d'une durée de webinar largement dépassée par exemple.
3 - FIXEZ-VOUS UN OBJECTIF SUR LE NOMBRE D'INSCRIPTIONS
Vous fixer un objectif vous incitera à aller le chercher. N'hésitez pas à faire la promotion de votre webinar plusieurs semaines avant le jour J et relevez les chiffres une à deux fois par semaine afin de vérifier, par extrapolation, si vous allez atteindre votre objectif. Par votre suivi du nombre d'inscris, vous serez en mesure de réagir rapidement si vous constatez que vous êtes en retard sur vos objectifs.
4 - FIXEZ-VOUS EGALEMENT UN OBJECTIF SUR LE NOMBRE DE PARTICIPANTS
Le taux de participation moyen d'un webinar est de 30% d'après HubSpot qui a d'ailleurs battu un record mondial avec 10899 participants en août 2011. Afin d'atteindre ces 30%, attendez-vous à devoir mettre en place toute une stratégie de relances avec planning à l'appui. Nous savons tous qu'il peut être facile de se laisser déborder par des évènements imprévus et ainsi ne pas respecter le programme établi d'une journée de travail. Il arrive de se laisser déconcentré par des distractions en tout genre et des sollicitations de toute sorte. Sans compter qu'il peut se passer quelques semaines entre le jour de l'inscription et le jour de l'évènement. Finalement, considérez qu'un inscrit obtenu est un bon objectif intermédiaire réalisé, le prochain objectif sera la transformation de cet inscrit en participant.
5 - DONNEZ QUELQUE CHOSE DE SPÉCIAL A VOTRE AUDIENCE
Il peut s'agir de tickets d'entrée pour un évènement particulier, cela peut également être un audit gratuit ou encore des coupons de publicité gratuite sur Facebook ou Google AdWords. Vous pouvez également tenter d'inviter un "guest star", c'est-à-dire toute personne qui entretient habituellement une certaine popularité auprès de votre audience.
6 - CHOISISSEZ LE BON JOUR DE LA SEMAINE
N'organisez pas votre webinar le week-end ! Oui, je sais bien que cela va de soi. Mais saviez-vous que les meilleurs jours de la semaine pour organiser des webinars sont les mardi, mercredi et jeudi. Les lundi et vendredi étant des jours assez instables dans une journée de travail. Dans un récent sondage mené par WhatCounts, il semblerait qu'il faille même privilégier les mercredi et les jeudi. J'irai même jusqu'à dire le jeudi puisque le mercredi est parfois une journée non travaillée pour cause de garde d'enfants.
Vous pourriez envisager de demander à votre cible, via un champ supplémentaire dans le formulaire d'inscription, quel serait leur jour de la semaine préféré pour un prochain webinar. Je dis bien prochain car il est essentiel que vous proposiez un jour défini et une heure définie dès la promotion de votre webinar en cours. Personne n'acceptera de s'inscrire à un webinar dont le jour et l'heure ne sont pas encore définis.
7 - CHOISISSEZ LE BON HORAIRE
Je serai moins catégorique sur le choix de l'horaire. D'expérience, 13h00 ou 14h00 sont de bons choix. Mais en fonction de votre cible, d'autres heures peuvent se révéler plus adaptées. Si vous n'avez aucune idée de l'heure idéale ou si vous décidez d'organiser un premier webinar, choisissez 13h00 comme horaire de début de votre webinar et ajoutez un champs à votre formulaire d'inscription demandant quelle serait l'heure idéale de début d'un éventuel prochain webinar.
Finalement, sauf indication contraire par la nature spécifique de votre cible, retenez que le moment adéquat pour un webinar est le jeudi à 13h00.
8 - CREEZ UNE LANDING PAGE EFFICACE ET SYMPA
Soyez clair et honnête. Répondez aux attentes du marché et appliquez les best practices en terme de déploiement de landing pages et de CTA (call to action).
Sur cette landing page, HubSpot prend le soins de bien mettre en avant les éléments suivants.
- Qui ? N'oubliez pas de présenter les animateurs de vos webinars avec une bio plutôt brève et accompagnée d'une photo.
- Quoi ? Il vous faudra mettre en avant le contenu de votre webinar. Vous pourriez mettre à disposition, au sein de votre landing page, le sommaire partiel ou complet de la présentation.
- Quand ? Cela semble évident mais un oubli ou une erreur est vitre arrivée. Après avoir choisi le mercredi 3 septembre comme jour J, vous envoyez une opération d'emailing et arrrrgghhh ! Le mercredi 3 n'existe pas !
- Où ? Expliquez clairement comment il faut procéder pour participer au webinar. Habituellement, un webinar est accessible une demi-heure avant son commencement via un lien.
- Pourquoi ? Expliquez quelle est la valeur ajoutée de votre webinar. Qu'est-ce que vos participants seront capables de faire après qu'ils aient quitté votre webinar ?
9 - PENSEZ A L'EMAIL DE REMERCIEMENT ET DE CONFIRMATION
Envoyer un email de remerciement, c'est juste faire preuve de bonnes manières. C'est également un moyen pour l'inscrit de vérifier que la validation du formulaire a bien fonctionné. Enfin, c'est aussi une opportunité pour vous de commencer votre travail de rappel sur la date et l'heure de l'évènement. Quelques uns vont supprimer l'email, d'autres vont l'archiver dans leur logiciel de messagerie, d'autres encore vont relever la date et l'heure afin d'enregistrer le webinar dans leur agenda électronique.
10 - ENVOYEZ DES EMAILS DE RAPPEL
Ces premiers rappels ne sont pas que des rappels mais également un moyen de renouer le lien que vous avez commencé à tisser lors de l'enregistrement au sein de la landing page. Beaucoup peuvent avoir oublié qu'ils se sont inscrits à votre webinar, ils peuvent aussi avoir tout simplement oublié pour quelle raison ils se sont inscrits.
Envoyez ces premiers rappels, 2 semaines avant le webinar puis 1 semaine avant.
11 - ENVOYEZ DES EMAILS DE RAPPEL ENCORE ET ENCORE
Tout le monde oublie tout le temps ! C'est comme ça. Un dernier rappel le jour avant le webinar et un dernier le jour même ne sont pas de trop. Cela permet éventuellement à vos inscrits de revoir le planning de la journée et d'effectuer les ajustements nécessaires afin d'être présents.
12 - FAITES LA PROMOTION DE VOTRE WEBINAR VIA LES RESEAUX SOCIAUX
Il y a une chose très intéressante à propose des médias sociaux : il est beaucoup plus difficile de saturer votre audience comparé au seuil de tolérance de votre base de contacts email. De plus, il y a de fortes chances que certains contacts de votre base d'emails fassent déjà partie de vos relations sur les réseaux sociaux. Prenez donc l'opportunité de relancer votre audience par ce biais.
13 - ENCOURAGEZ LA PROMOTION PAR VOS ANIMATEURS
N'hésitez pas ! Demandez à vos présentateurs, animateurs, invités spéciaux de vos webinars de solliciter leur réseau personnel, leur compte de réseaux sociaux, leur base d'emails.
14 - NE FUYEZ PAS SYSTÉMATIQUEMENT LES MEDIAS PAYANTS
Si vous avez les moyens de vos ambitions, pensez à dégager un budget pour quelques médias payants en renfort de votre SEO (search engine optimization). Vous pourriez par exemple mener une campagne Google AdWords sur quelques termes stratégiques. Faites-vous cependant accompagner dans le déploiement d'une campagne AdWords ou prenez le temps d'étudier le programme sérieusement. Le programme AdWords propose plusieurs réseaux de diffusion dont les SERP (search engine results page) et le réseau display constitué de sites, de blogs ou de services web qui permettent aux annonceurs d'afficher de la publicité textuelle ou visuelle via la régie AdWords.
Concernant les SERP, positionnez-vous sur des mots clés très ciblés de la longue traîne, c'est-à-dire d'au moins 3 mots. Il vous sera ainsi possible de vous positionner correctement à moindre coût du clic. N'oubliez pas de mettre en relation vos efforts en SEO et en programmes payants. Et contrairement à ce que l'on a souvent attendu, n'hésitez pas à vous positionner via les médias payants sur des requêtes pour lesquelles vous êtes déjà positionné en SEO. Ainsi, vous dominerez la page de résultats en question et vous augmenterez significativement vos taux de clics aussi bien en SEO qu'au sein de vos programmes payants.
15 - BLOGGEZ A PROPOS DE VOS WEBINARS
Utilisez votre blog ou d'autres blogs comme relais pour faire la promotion non pas seulement de votre prochain webinar mais de tout votre concept de webinars. Vous pourriez en effet envisager de proposer une série de plusieurs webinars et de les "raconter" dans un blog dédié. Gardez quand même en tête de bien réfléchir votre blog en terme d'objectif : augmenter le nombre de participants à vos prochains webinars. Réfléchissez donc bien à la manière d'intégrer vos CTA.
Une petite astuce de blogger. Si vous postez sur vos prochains blogs assez longtemps à l'avance, utilisez les remarques ou questions posées par vos lecteurs dans les commentaires afin de peaufiner vos webinars.
16 - UTILISEZ LES BONS OUTILS
Les outils Google peuvent vous aider à optimiser l'organisation de vos webinars. Google vient d'ailleurs de connecter son réseau social Google+ qui propose entre autres un module de gestion des évènements avec Google Apps constitué de plusieurs outils dont Google Agenda. Sans oublier Hangouts qui propose de réunir gratuitement 10 personnes pour un meeting vidéo via leur ordinateur, smartphone ou tablette.
17 - INVITEZ UN PARTENAIRE STRATÉGIQUE
Toujours dans l'objectif de gonfler le nombre de participants, vous pouvez envisager de travailler avec un partenaire. C'est aussi une occasion de crédibiliser vos webinars en proposant à votre cible un point de vue parfois différent du votre. Votre partenaire y verra aussi l'occasion de travailler sa notoriété.
18 - METTEZ A JOUR VOTRE HOME PAGE
Poussez votre webinar depuis la home page de votre site web. C'est une occasion d'afficher que toute l'entreprise est derrière ce webinar et que cet évènement est important pour tous les collaborateurs.
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Publié par Stéphane Bureau
Lire l'article en anglais sur le Blog Hubspot
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